Dịch vụ chứng thực chữ ký số đã giúp ích rất nhiều cho cá nhân, tổ chức trong khi thực hiện các giao dịch. Vậy chữ ký số là gì? Chữ ký số có bắt buộc phải dùng không? Bài viết dưới đây phần nào sẽ giúp bạn đọc hiểu về một số vấn đề liên quan đến chữ ký số.

Chữ ký số (Token) là gì?

Chữ ký số (Token) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. (Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số)

Hiện nay, nhiều người vẫn đang còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm “chữ ký số” và “chữ ký điện tử”. Chữ ký điện tử là những thông tin được lưu trữ dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh,….nhằm xác nhận người ký và xác nhận sự chấp thuận của người đó trong các giao dịch điện tử. Còn chữ ký số là một trong những dạng của chữ ký điện tử và được chia thành hai phần: phần cứng và chứng thư số chứa dữ liệu mã hóa của doanh nghiệp. Như vậy, chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử.

Có thể chia chữ ký số thành hai phần chính sau:

• Phần cứng – giống một chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN;
• Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa tất cả dữ liệu đã được mã hóa của doanh nghiệp.

Chữ ký số dùng với mục đích gì? Công dụng của chữ ký số

Chữ ký số sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, ký hóa đơn điện tử, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính…mà không phải in các tờ kê khai, đóng dấu đỏ của công ty.

Việc sử dụng chữ ký số khá an toàn trong các giao dịch điện tử. Khi ký qua USB Token với một cặp mã khóa, do đó cá nhân, tổ chức sử dụng dịch vụ có thể yên tâm về tính bảo mật, an toàn, chính xác của chữ ký số nhưng cá nhân, tổ chức cũng không nên chủ quan.

Khi thực hiện kê khai nộp thuế trực tuyến, đăng ký kinh doanh, hóa đơn điện tử, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, giao dịch với các tổ chức tín dụng,….thì cá nhân, tổ chức sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí đi lại, chi phí in ấn các giấy tờ, giảm thiểu trở ngại về khoảng cách địa lý, cũng như thủ tục cũng trở nên nhanh gọn hơn rất nhiều. Trong thời gian giãn cách xã hội do dịch bệnh Covid – 19 thì việc sử dụng chữ ký số hoàn toàn phù hợp với các cá nhân trong các giao dịch và các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện những hoạt động sản xuất, kinh doanh. 

Có bắt buộc sử dụng chữ ký số?

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh. Nhưng thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rằng, các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, và nếu hóa đơn điện tử muốn có hiệu lực thì cần dùng chữ ký số để ký hóa đơn. Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ thì doanh nghiệp, tổ chức sẽ sử dụng chữ ký số đối với hóa đơn điện tử. Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức là người bán thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức đó. Còn trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền.

Tuy nhiên vẫn có một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua. Theo quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn điện tử không cần phải có đầy đủ chữ ký:

(1) Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký điện tử của người mua. Nếu người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử sẽ có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận.

(2) Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh thì không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

(3) Hóa đơn điện tử là tem, vé thì hóa đơn đó không cần phải có chữ ký số của người bán còn tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế mã thì vẫn phải cần chữ ký số của người bán.

(4) Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không cần phải có chữ ký số của người bán.

(5) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.

Do đó, cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử nhưng sẽ có một số trường hợp như việc sử dụng hóa đơn điện tử, kê khai nộp thuế…mà cá nhân, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số để tiến hành thực hiện giao dịch.

Mua chữ ký số ở đâu? Giá cả như thế nào?

Hiện nay có hơn 15 tổ chức được Bộ thông tin và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như: VIETTEL, VNPT, FPT, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA… Chi phí sử dụng chữ ký số khoảng từ 02 – 03 triệu đồng/01 năm (tuỳ thuộc vào giá của đơn vị cung cấp và thời gian sử dụng).

Với kinh nghiệm nhiều năm cung cấp dịch vụ kế toán và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, theo đánh giá của chúng tôi, Viettel-CA (chữ ký số Viettel) là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hàng đầu ở Việt Nam, mặc dù giá thành cao hơn so với một vài nhà cung cấp khác nhưng chữ ký số của Viettel được đánh giá ổn định và đảm bảo được tính bảo mật cao. Ngoài ra, các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng chữ ký số được Viettel xử lý rất nhanh.

Chứng thư số và chữ ký số khác nhau như thế nào?

Chữ ký số và chứng thư số mang những vai trò khác nhau. Trong khi chứng thư số là cơ sở để đối tác có thể xác nhận việc ký số có đúng hay không thì chữ ký số đóng vai trò xác nhận thông tin văn bản, hoặc cam kết của cá nhân hay tổ chức. Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai.

Doanh nghiệp muốn tạo được chữ ký số thì trước tiên cần có chứng thư số. Với chứng thư số doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu. Sau khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo lập chữ ký số.

Thông thường, khi lựa chọn sử dụng chữ ký số, người dùng sẽ phải trả 2 khoản phí là “phí mua Token” và “phí Dịch vụ”.

• Phí Token: Phí mua 1 chiếc Token này chỉ đơn thuần là chi phí mua 01 chiếc USB trống rỗng, chưa thể gọi là Chữ Ký số như thường gọi được.
• Phí Dịch vụ: Phí dịch vụ cấp chứng thư số, nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số sẽ nạp các thông tin liên quan đến Doanh nghiệp vào TOKEN của Qúy khách và sinh ra một cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật để thực hiện việc ký số, khóa công khai giúp nhận dạng chữ ký số.

Như vậy, một USB TOKEN đã được cấp chứng thư số khi đó mới có khả năng tạo ra chữ ký số.

Quy trình đăng ký chữ ký số tại Ketoanquangngai

Ketoanquangngai là nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng hàng đầu tại Việt Nam hiện nay, với nhiều năm kinh nghiệm chúng tôi cam kết mang lại cho khách hàng dịch vụ chữ ký số với chất lượng tốt nhất, đảm bảo phục vụ và hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng trong giao dịch khai thuế qua mạng, hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, nộp thuế điện tử, giao dịch thương mại điện tử, đấu thầu qua mạng, thanh toán/chuyển tiền trực tuyến… giúp quá trình được nhanh chóng, an toàn và bảo mật cao.

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ

• 01 Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp
• 01 Bản sao CMND hoặc hộ chiếu người đại diện pháp lý

Bước 2: Chọn gói dịch vụ chữ ký số

• Gói dịch vụ 1 năm
• Gói dịch vụ 2 năm
• Gói dịch vụ 3 năm

Bước 3: Liên hệ Ketoanquangngai để tư vấn và hỗ trợ

• Tư vấn và làm việc trực tiếp tại: Số nhà 75, đường Lê Quý Đôn, Thị Trấn La Hà, Huyện Tư Nghĩa, Tỉnh Quảng Ngãi.
• Số điện thoại liên hệ: 0375.61.79.26.
• Email trao đổi: [email protected]

Trên đây là những nội dung liên quan đến chữ ký số, nếu Quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến nội dung này thì hãy liên hệ với chúng tôi thông qua tổng đài tư: 1900.xxxx để được hỗ trợ. Xin chân thành cảm ơn!