Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là một quá trình quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho doanh nghiệp và người lao động. Việc nắm vừng quy trình và yêu cầu cần thiết để thực hiện đăng ký sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng kế toán Quảng Ngãi tìm hiểu chi thiết về hồ sơ và thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.

Đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong doanh nghiệp

Tham gia BHXH không chỉ là quyền lợi mà còn là nghĩa vụ của cả doanh nghiệp và người lao động. Theo quy định hiện hành, có ba nhóm đối tượng bắt buộc phải tham gia bảo hiểm xã hội như sau:

  • Người lao động theo hợp đồng lao động: Bao gồm các cá nhân làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn, không xác định thời hạn, hợp đồng theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định, với thời gian từ 3 đến 12 tháng.
  • Người lao động theo hợp đồng lao động ngắn hạn: Áp dụng cho những người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng.
  • Người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương: Đây là các cá nhan nắm giữ vị trí quản lý trong doanh nghiệp và nhận tiền lương từ công ty.

Việc đảm bảo các đối tượng này tham gia bảo hiểm xã hội không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi của người lao động. Qua đó góp phần xây dựng một môi trường làm việc an toàn và bền vững.

Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là nghĩa vụ cần làm
Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp là nghĩa vụ cần làm giúp bảo vệ quyền lợi cho người lao động

Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần thực hiển thủ tục đăng ký bảo hiểm lần đầu theo quy trình các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu của doanh nghiệp

Để tham gia bảo hiểm xã hội, các bên liên quan cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

1. Đối với người lao động:

  • Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội: Điền theo mẫu TK1-TS.
  • Giấy tờ chứng minh quyền lợi BHYT cao hơn: Cung cấp bổ sung nếu có.

2. Đối với doanh nghiệp (đơn vị sử dụng lao động):

  • Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị: Sử dụng mẫu TK3-TS.
  • Báo cáo tình hình sử dụng lao động: Bao gồm danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo mẫu D02-LT.
  • Bản sao Đăng ký kinh doanh: Cung cấp bản sao công chứng của công ty.
  • Hợp đồng lao động: Kèm theo chữ ký và dấu giáp lai của công ty, chứng nhận mối quan hệ lao động với nhân viên.
  • Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ này sẽ giúp quy trình tham gia bảo hiểm xã hội diễn ra thuận lợi, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin mã đơn vị BHXH

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin mã đơn vị BHXH theo ba cách sau:

  • Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH.
  • Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp online thông qua phần mềm kê khai BHXH điện tử, sử dụng chữ kỹ số của doanh nghiệp để xác thực. Doanh nghiệp có thể dễ dàng đăng ký mua chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH từ các nhà cung cấp như VIETTEL, VNPT, BKAV,…
  • Truy cập vào website của cơ quan BHXH Việt Nam qua đường link: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn để thực hiện đăng ký mã đơn vị BHXH lần đầu cho doanh nghiệp online và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ (hiện tại, thành phố Hồ Chí Minh đang áp dụng hình thức này).
Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp online
Đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp online thông qua phần mềm kê khai BHXH điện tử hoặc website của cơ quan BHXH Việt Nam

Việc chọn lựa phương thức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và thực hiện quy trình một cách hiệu quả.

Bước 3: Chờ kết quả

Thời gian giải quyết hồ sơ xin cấp mã đơn vị BHXH là tối đa 7 ngày làm việc. Trong khoảng thời gian này, cơ quan BHXH sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ và cấp mã đơn vị BHXH cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tế, quy trình này thường chỉ mất từ 1 đến 2 ngày làm việc, tùy thuộc vào tình hình cụ thể và sự hoàn chỉnh của hồ sơ.

Lưu ý quan trọng: Tại nhiều tỉnh thành, sau khi thực hiện đăng ký cấp mã đơn vị qua phần mềm kê khai BHXH, doanh nghiệp vẫn cần phải nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội. Hồ sơ giấy này bao gồm:

  • Mẫu TK3-TS: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH, BHYT.
  • Bản sao Đăng ký kinh doanh: Bản sao công chứng của giấy đăng ký kinh doanh của công ty.

Bước 4: Thông báo tăng giảm lao động

Sau khi nhận được mã đơn vị BHXH, doanh nghiệp có thể bắt đầu thực hiện các nghiệp vụ báo tăng giảm lao động. Để thực hiện các nghiệp vụ này, doanh nghiệp có thể đăng ký tài khoản khai báo trên các phần mềm kê khai BHXH, truy cập vào website của BHXH Việt Nam hoặc nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH quản lý.

Khi doanh nghiệp hoàn tất việc đăng ký và đóng BHXH cho người lao động, cơ quan BHXH sẽ cấp SỔ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động trong vòng 5 ngày làm việc. Đối với trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu, có thể kết hợp hồ sơ  khi nộp. Lưu ý rằng hồ sơ cần đính kèm thêm bản sao CCCD của người lao động tham gia BHXH để đảm bảo đầy đủ thông tin.

Cơ quan BHXH sẽ cấp SỔ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động kho hoàn tất thủ tục đăng ký
Khi hoàn tất việc đăng ký và đóng BHXH cơ quan BHXH sẽ cấp SỔ BHXH và thẻ BHYT cho người lao động

Một số lưu ý đối với doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp:

  • Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động/hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng với người lao động.
  • Khi đăng ký BHXH lần đầu tại cơ sở hành chính cấp quận, huyện, thành phố, doanh nghiệp sẽ được cấp một mã đơn vị. Mã này sẽ được sử dụng để cơ quan quản lý BHXH tại địa phương theo dõi và quản lý riêng.
  • Nếu doanh nghiệp thay đổi địa chỉ sang quận, huyện, hoặc tỉnh khác, doanh nghiệp cần phải báo giảm nhân viên và chốt sổ BHXH cho các nhân viên. Sau đó, khi chuyển đến quận, huyện, tỉnh mới, doanh nghiệp phải đăng ký xin cấp lại mã đơn vị BHXH mới và nộp hồ sơ BHXH lần đầu tại địa phương mới.
  • Đối với các doanh nghiệp có cơ quan quản lý BHXH cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương, việc chuyển tỉnh sẽ yêu cầu làm lại hồ sơ BHXH, trong khi việc chuyển quận, huyện trong cùng một tỉnh hoặc thành phố sẽ không cần làm lại hồ sơ.
  • Khi doanh nghiệp báo tăng lao động, nếu lao động đã có sổ BHXH, chỉ cần cấp thẻ bảo hiểm y tế. Trong trường hợp mất sổ BHXH, doanh nghiệp phải làm hồ sơ xin cấp lại sổ trước khi báo tăng lao động mới được chấp thuận.

>>> Tham khảo dịch vụ chữ ký số Quảng Ngãi cho doanh nghiệp ngay!

Dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp tại ketoantaiquangngai.com

Tại ketoantaiquangngai.com, chúng tôi cung cấp dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp hiệu quả và nhanh chóng. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn từ các bước chuẩn bị hồ sơ đến hoàn tất các thủ tục cần thiết với cơ quan BHXH.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

  • Cung cấp thông tin chi tiết về quy trình đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
  • Hướng dẫn cách chuẩn bị hồ sơ và các giấy tờ cần thiết.
  • Soạn thảo và kiểm tra hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu của doanh nghiệp, bao gồm các mẫu tờ khai và các tài liệu liên quan.
  • Đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác để tránh các sai sót trong quá trình xét duyệt.
  • Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH hoặc qua các nền tảng trực tuyến.
  • Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và thông báo kết quả cho doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc báo tăng giảm lao động và cập nhật thông tin khi có thay đổi.
  • Cung cấp tư vấn liên tục về các vấn đề liên quan đến BHXH.

Với dịch vụ đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp tại ketoantaiquangngai.com, bạn sẽ tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng hành chính. Đồng thời quá trình này còn đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tận tình, giúp doanh nghiệp của bạn khởi đầu suôn sẻ và tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về bảo hiểm xã hội.