Hoá đơn điện tử có nghĩa lập hoá đơn bằng phần mềm trên máy tính và ký bằng chữ ký số. Hoá đơn điện tử sử dụng trên nền tảng điện tử với mục đích thay thế cho hoá đơn giấy để kiểm soát, lưu giữ thông tin và lưu trữ dễ dàng hơn.
Kế toán Quảng Ngãi là đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử ttheo thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Quý doanh nghiệp có nhu cầu hãy sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử tại kế toán Quảng Ngãi.
Khái niệm và thông tin về hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử hiểu đơn giản là hoá đơn được lập dưới dạng văn bản điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ bán hàng lập ghi nhận thông tin bán hàng, dịch vụ ký số theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Hoá đơn điện tử được lập, gửi, lưu trữ hoàn toàn bằng các phương tiện điện tử rất tiện lợi. Đồng thời doanh nghiêp hay cá nhân có thể chuyển đổi hoá đơn điện tử thành hoá đơn giấy khi có nhu cầu cần thiết để lưu thông hàng hoá…
Với sự phát triển của khoa học công nghệ thì các loại hình giao dịch, hoá đơn cũng dần chuyển đổi sang dạng điện tử để ứng dụng trong các lĩnh vực thường ngày nhanh chóng hơn. Việc sử dụng hoá đơn điện tử cũng được các doanh nghiệp quan tâm và trở nên cần thiết hơn. Trong tương lai kể từ ngày 1/7/2022 hoá đơn giấy sẽ không còn hiệu lực, đòi hỏi cách doanh nghiệp phải đổi sang hoá đơn điện tử.
Đây chính là một giải pháp cho các doanh nghiệp để xử lý các nghiệp vụ liên quan, lưu trữ hoá đơn thay thế cho hoá đơn giấy theo quy định của Bộ Tài Chính và Tổng Cục Thuế.
Hoá đơn điện tử bao gồm các loại cơ bản sau:
- Hoá đơn xuất khẩu
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Hoá đơn bán hàng
- Các loại hoá đơn khác: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hoá đơn điện tử cần phải đảm bảo xác định được số hoá đơn theo nguyên tắc liên tục, trình tự thời gian, có sự đảm bảo về tính toàn vẹn của thông tin trên hoá đơn. Thông tin trên hoa đơn có thể truy cập và sử dụng được hoàn chỉnh. Mỗi hoá đơn được lập và chỉ sử dụng một lần.
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng hoá đơn điện tử
1.Giảm được chi phí trong việc in ấn, tiết kiệm được thời gian lập, lưu trữ và gửi hoá đơn. Người gửi không phải tốn chi phí gửi chuyển phát nhanh và mất thời gian để chờ đợi bưu kiện của mình.
2.Dễ dàng quản lý và lưu trữ hoá đơn, tránh trường hợp bị mất hoặc thất lạc giấy tờ. Đơn giản hoá trong việc tìm kiếm, giảm thiểu khả năng bị hư hỏng, nếu mất vẫn có thể cấp lại được
3.Tích hợp bổ sung dữ liệu hoá đơn từ các hệ thống phần mềm kế toán hoặc các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp để xuất hoá hoá đơn mà không phải mất công ghi xoá trên hoá đơn giấy, tăng tính nhanh chóng và thẩm mỹ.
4.Hoá đơn điện tử có thể kiểm tra được thông tin của khách hàng trước khi xuất hoá đơn, tránh việc sai sót phải xuất hoá đơn mới.
5.Hoá đơn điện tử có thể chuyển đổi sang hoá đơn giấy để đáp ứng nhu cầu cần thiêt của doanh nghiệp khi cần thiết.
6.Hoá đơn điện tử có thể xuất không giới hạn và không cần phải lập thêm bảng kê hàng hoá, kiểm soát được tình hình sử dụng hoá đơn.
Nội dung trên hoá đơn điện tử có những thông tin gì?
Theo quy định của pháp luật hiện hành thì hoá đơn điện tử thể hiện các thông tin sau:
- Tên hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số hoá đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và chữ.
- Với hoá đơn giá trị gia tăng phải có thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng
- Chữ ký số theo quy định của pháp luật của người mua và người bán.
- Thời gian lập hoá đơn
Hoá đơn được thể hiện bằng tiếng Việt, nếu có chữ nước ngoài thì phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt dưới dòng tiếng Việt và cỡ chữ nhỏ hơn.
Với hoá đơn điện, nước, dịch vụ viễn thông, ngân hàng không cần thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán.
Các bước lập hoá đơn điện tử
Bước 1: Vào hệ thống phần mềm quản lý hoá đơn điện tử của nhà cung cấp khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử với kế toán Quảng Ngãi.
Bước 2: Nhập các thông tin thể hiện trên hoá đơn, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý khách hàng CRM, ERP… để kết nối dữ liệu và không cần phải nhập thủ công.
Bước 3: Ký hoá đơn bằng chữ ký số
Trường hợp hoá đơn điện tử có sai sót thì chỉ cần xoá bỏ hoá đơn và lập hoá đơn thay thế nếu hoá đơn đó đã được cấp mã xác thực nhưng chưa giao hàng và giao cho người mua.
Hoặc lập hoá đơn điều chỉnh trong trường hợp hoá đã cấp mã xác thực và gửi cho người mua. Hoá đơn đã xoá không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu khi cần.
Sử dụng và lưu trữ hoá đơn điện tử khi kê khai thuế
khi kê khai thuế doanh nghiệp cũng tiến hành bình thường như hoá đơn giấy. Nếu doanh nghiệp vừa sử dụng hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy thì có thể gộp chung 1 báo cáo để nộp cho cơ quan thuế.
Hoá đơn điện tử sẽ được lưu trữ dưới dạng file trên phần mềm máy tính và có thời hạn lưu trữ là 10 năm nên doanh nghiệp sẽ không cần phải lo ngại về vấn đề thất lạc.
Tra cứu Hoá đơn điện tử
Doanh nghiệp tra cứu Hoá đơn điện tử trên trang của Tổng cục thuế (Tracuuhoadon.ght.gov.vn) . Thông tin trên website được tập hợp từ các báo cáo của các đơn vị phát hàng hoá đơn, biên lai theo quy định của Bộ Tài Chính.
Doanh nghiệp muốn tra cứu hoá đơn điện tử đã được phép sử dụng hay chưa thì tiến hành tra cứu sau 2 ngày phát hành hoá đơn điện tử. Hoặc trường hợp trước khi hoạch toán, kê khai hoá đơn và cần kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn.
Dịch vụ hoá đơn điện tử tại kế toán Quảng Ngãi
Chúng tôi tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp, tư vấn và hỗ trợ các dịch vụ liên quan đến hoá đơn điện tử. Đây là giải pháp nâng cao tính ứng dụng cho hoá đơn cho các doanh nghiệp trong thời đại số.
Kế toán Quảng Ngãi cam kết:
- Bảo mật thông tin cho khách hàng
- Mức phí phải chăng và hơp lý
- Tư vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng tận tình và sớm nhất.
Liên hệ kế toán Quảng Ngãi để được tư vấn dịch vụ hoá đơn điện tử:
- Tư vấn và làm việc trực tiếp tại: Số nhà 75, đường Lê Quý Đôn, Thị Trấn La Hà, Huyện Tư Nghĩa, Tỉnh Quảng Ngãi.
- Số điện thoại liên hệ: 0375.61.79.26.
- Email trao đổi: [email protected]
Trên đây là những nội dung về dịch vụ hoá đơn điện tử của kế toán Quảng Ngãi mà chúng tôi muốn giới thiệu đến quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tham khảo về dịch vụ này. Trong quá trình tìm hiểu nếu cần tư vấn về dịch vụ hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất.